Sisäpiirihallinto, henkilötietojen käsittely

Tietosuojaseloste, sisäpiirihallinto

Päivitetty 18.12.2018

1. Rekisterin pitäjä

Kojamo Oyj, (0116336-2), Mannerheimintie 168a, 00130 Helsinki (jäljempänä Kojamo)

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Kojamo-konsernin tietosuojavastaava
Mannerheimintie 168a
00130 Helsinki
tietosuoja@kojamo.fi

Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä yllä olevaan [henkilöön / osoitteeseen] kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa.

3. Rekisterin nimi

Kojamo Oyj:n sisäpiirihallinto

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kojamolla tai sen puolesta tai lukuun toimivalla on velvollisuus ylläpitää luetteloa henkilöistä, joilla on pääsy sisäpiiritietoon ja jotka työskentelevät Kojamolle sopimuksen perusteella tai muutoin suorittavat tehtäviä, joiden kautta heillä on pääsy sisäpiiritietoon. Henkilötietojen käsittely tässä tarkoituksessa on tarpeen Kojamon lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Kojamon sisäpiirihallinto – johdon liiketoimet ja hankekohtainen sisäpiiri:

Johtohenkilöiden ja heidän lähipiiriin kuuluvien henkilöiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on markkinoiden väärinkäytöstä annetun asetuksen (MAR; EU 596/2014) 19 artiklan mukaisen johtohenkilöiden ja heidän lähipiirinsä liiketoimia koskevan sääntelyn, sekä muiden Kojamoa sitovien lakien, sääntöjen, määräysten ja ohjeiden noudattaminen.

Hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon merkitään kaikki henkilöt, joilla on pääsy hanketta koskevaan sisäpiiritietoon ja jotka työskentelevät yhtiölle tai suorittavan yhtiölle tehtäviä, joiden kautta heillä on pääsy hanketta koskevaan sisäpiiritietoon.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on markkinoiden väärinkäytöstä annetun asetuksen (MAR; EU 596/2014) 18 artiklan mukaisesti näiden henkilöiden liiketoimia koskevan sääntelyn, sekä muiden Kojamoa sitovien lakien, sääntöjen, määräysten ja ohjeiden noudattaminen.

Kojamon sisäpiirihallinto – muu:

Kojamo ei ylläpidä pysyvää sisäpiiriluetteloa, mutta pitää luetteloa kaupankäyntirajoitusten piiriin kuuluvista henkilöistä. Luettelo sisältää tiedon henkilön nimestä, työnantajasta, sähköpostiosoitteesta sekä henkilön sisäpiiristatuksen alkamis- ja päättymisajankohdan.

Kojamo ylläpitää arvopaperimarkkinalain 12 luvun 3§:n mukaista whistleblow-ilmiantojärjestelmää, joka sisältää tiedon ilmiantajasta ja ilmiannetusta, teon kuvauksesta sekä sen ajankohdasta.

Henkilötietojen käsittely näissä tarkoituksissa on tarpeen Kojamon lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Luettelossa johtohenkilöistä ja heidän lähipiiriin kuuluvista henkilöistä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

  • kansallisuus
  • etu- ja sukunimi
  • kansallinen henkilötunnus ja syntymäaika
  • kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumerot
  • työnantajan nimi ja osoite
  • luetteloon merkityn valtuuttaman tai yhteyshenkilön etunimi, sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • johtohenkilön asema organisaatiossa
  • lähipiiriin kuulumisen peruste
  • johtohenkilö-/lähipiiristatuksen alkamis- ja päättymisajankohta (päivä ja aika)
  • vastaanotetut ilmoitukset liiketoimista

Luettelossa hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon merkityistä henkilöistä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • kansallinen henkilötunnus ja syntymäaika
  • kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumerot
  • työnantajan nimi ja osoite
  • luetteloon merkityn valtuuttaman tai yhteyshenkilön etunimi, sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • sisäpiiristatuksen syy sekä alkamis- ja päättymisajankohta (päivä ja aika)
  • vastaanotetut ilmoitukset liiketoimista

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä ja heidän lähipiiriinsä kuuluvilta henkilöiltä sekä heidän mahdollisesti valtuuttamiltaan tahoilta ja yhteyshenkilöiltä sekä julkisista tietolähteistä (esim. kaupparekisteri, YTJ).

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, tai mikäli oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellyttää henkilötietojen luovuttamista. Tietoja voidaan esimerkiksi luovuttaa MAR-asetuksessa ja sen nojalla annetuissa säännöissä nimetyille tahoille, kuten Finanssivalvonta, ESMA ja Poliisi.

Henkilötietoja voidaan myös siirtää Euroclear Finland Oy:lle, joka käsittelee henkilötietoja Kojamon lukuun salassapitovelvollisuuden ja lainsäädännön edellyttämän sitovan tietosuojasopimuksen mukaisesti. Kojamon hankekohtaiset sisäpiiriluettelot pidetään Euroclear Finland Oy:n sähköisessä sisäpiirijärjestelmässä.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tämä on tarpeen Kojamon lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi. Säilytysaika on pääsääntöisesti viisi vuotta henkilötietojen rekisteröinnistä tai niiden viimeisimmästä päivityksestä.

9. Rekisterin suojaaminen

Rekisteriä koskeva manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain rajatuilla henkilöillä.

Sähköisesti käsiteltäviä rekisterin sisältämiä tietoja säilytetään Euroclear Finland Oy:n ylläpitämässä järjestelmässä siten, että rekisteritietoihin on pääsy vain rajatuilla henkilöillä.

Ainoastaan yksilöidyillä Kojamon ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin Kojamon myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada Kojamolta vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröityä koskevia henkilötietoja ja tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tulee lähettää Kojamolle kohdan 2 mukaisesti ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti Kojamon luona. Tarkastuspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastuspyynnön käyttäminen ja jäljennöksen toimittaminen ovat lähtökohtaisesti maksuttomia, mutta Kojamo voi periä näiden toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, mikäli rekisteröity pyytää toistuvasti jäljennöksiä tai pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.

Oikeus vaatia henkilötietojen oikaisemista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista

Kojamo oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä (ottamalla yhteyttä Kojamoon kohdan 2 mukaisesti). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Kojamoa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Kojamon vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Kojamo ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Päivitetty 15.7.2019