Whistleblowing

Ilmoitusmenettelyä koskevat ohjeet

Vastuullisuus on osa kaikkien kojamolaisten työtä. Haluamme toimia avoimesti ja oikein ja huolehtia siitä, että kaikki työntekijämme, sidosryhmämme ja yhteistyökumppanimme saavat äänensä kuuluviin, mikäli he havaitsevat toiminnassa epäkohtia tai epäilyksiä väärinkäytöksistä. Kaikilta Kojamon työntekijöiltä, kumppaneilta ja sidosryhmiltä edellytetään, että he noudattavat jokapäiväisessä työssään Kojamon arvoja, liiketoimintaperiaatteita, käytäntöjä, sääntöjä ja yritystä koskevaa lainsäädäntöä.

Mikäli havaitset epäilyksiä väärinkäytöksistä tai sinulla on perusteltua syytä olettaa Kojamon, sen työntekijän, sen yhteistyökumppanin tai sidosryhmän toiminnan tai laiminlyönnin mahdollisesti aiheuttavan vakavia seurauksia organisaatiollemme tai yksittäiselle henkilölle, tulee sinun olla välittömästi yhteydessä ensisijaisesti omaan esihenkilöösi tai yhteyshenkilöösi Kojamolla. Mikäli et jostain syystä voi tai halua tehdä ilmoitusta kyseiselle henkilölle, voit kertoa sen meille Kojamon Whistleblowing-ilmoituskanavan kautta. Linkki whistleblowing-kanavaan on tämän sivun lopussa. Voit aina pyytää myös tapaamista Kojamon lakiasioista vastaavan henkilön kanssa, mikäli haluat keskustella epäilyksistäsi luottamuksellisesti.

Ilmoituskanavan kautta voit ilmoittaa huolenaiheistasi liittyen kaikkeen, mikä ei noudata organisaatiomme arvoja, liiketoimintaperiaatteita tai käytäntöjä. Ilmoituskanavan kautta voit kertoa meille myös arvopaperimarkkinasääntelyn oletetuista rikkomuksista (esimerkiksi sisäpiirikauppa ja markkinoiden manipulointi). Ilmoituskanavan kautta voit tehdä ilmoituksen myös nimettömänä, mutta mahdollisen väärinkäytöksen selvittämisen helpottamiseksi toivomme, että ilmoitukset tehdään omalla nimellä ja yhteystiedolla.

Asuntojen vuokrausta ja asumista koskevissa asioissa voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme (asiakaspalvelu@lumo.fi).

Ilmoituskanavaa koskevat ohjeet

Kaikki ilmoitukset käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti Kojamon lakiasiainyksikön ilmoitusten vastaanottoon ja käsittelyyn osoitettujen henkilöiden toimesta. Tutkintaan voi tarvittaessa ja tiukan luottamuksellisesti osallistua myös henkilöitä, joilla katsotaan olevan tarvittavaa tietoa ja asiantuntemusta. Tutkintaan liittyviä ilmoituksia ja tietoja saavat käyttää ainoastaan tutkintaa suorittavat henkilöt ja niitä saa luovuttaa ainoastaan osapuolille, jotka ehdottomasti tarvitsevat niitä tutkinnan suorittamiseksi.

Epäilyksiä koskeviin ilmoituksiin sovelletaan seuraavia periaatteita:

• Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.
• Henkilöt, joita epäilykset koskevat tai joihin ne liittyvät eivät saa tutkia ilmoituksia.
• Kukaan tutkintaan osallistuvista ei pyri selvittämään ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä millään tavoin.

Ilmoituksen tekijän ei tarvitse esittää varmoja todisteita epäilystensä tueksi, mutta hänen on oltava vakuuttunut niiden todenperäisyydestä ja toimittava vilpittömin mielin. Tahallisesti vääriä tietoja ilmoittaneen on lain perusteella korvattava ilmoituksen kohteelle aiheuttamansa taloudellinen vahinko.

Mikäli ilmoittaja on tehnyt ilmoituksen nimellään ja antanut yhteystietonsa, ilmoittajalle toimitetaan vastaanottoilmoitus ja mahdolliset ensimmäiset kysymykset seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Vastaavasti ilmoittajalle annetaan tutkinnan päätyttyä tai viimeistään kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottoilmoituksen toimittamisesta tieto siitä, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella toteutetaan.

Ilmoituksen tekijän suojelu

Laissa Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) säädetään ilmoituksen tekijän suojatoimista, jonka perusteella ilmoittajan työnantaja tai muu organisaatio, jonka johdon ja valvonnan alaisena, jonka hyväksi ilmoittaja tekee työtä tai johon ilmoittaja on työnsä vuoksi muutoin yhteydessä ei saa kohdistaa ilmoittajaan tai muuhun laissa tarkoitettuun henkilöön tai oikeushenkilöön vastatoimia tai muutoin kohdella ilmoittajaa epäedullisesti sen vuoksi, että henkilö on tehnyt ilmoituksen.

Ilmoittajan suojelun edellytyksenä on, että ilmoitus havaitusta rikkomisesta tai sen epäilystä tehdään ensisijaisesti Kojamon sisäiseen ilmoituskanavaan. Edellytys ei koske finanssimarkkinoita koskevan säännösten oletetuista rikkomuksista tehtäviä ilmoituksia eikä seuraavia tilanteita, joissa ilmoittaja voi ilmoittaa suoraan oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan tai toimivaltaiselle viranomaiselle, mikäli

• organisaatiossa ei ole sisäistä ilmoituskanavaa tai ilmoittajalle ei ole annettu mahdollisuutta ilmoittaa sisäisen ilmoituskanavan kautta;
• ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, ettei sisäisen ilmoituksen perusteella ole ryhdytty tarvittaviin toimenpiteisiin laissa säädetyssä määräajassa;
• ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että rikkomiseen ei voida puuttua tehokkaasti sisäisen ilmoituksen perusteella; tai
• ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että hän on vaarassa joutua ilmoittamisen johdosta vastatoimien kohteeksi.

Ilmoituksen tekijän henkilöllisyys pidetään salassa koko prosessin ajan eikä sitä missään tapauksessa paljasteta ilmoituksessa nimetylle henkilölle tai muille ulkopuolisille.

Jos asiassa epäillään rikosta, on ilmoituksen tekijän varauduttava siihen, että hänen henkilöllisyytensä voi mahdollisesti tulla paljastettavaksi oikeuskäsittelyn aikana. Tällaisessa tapauksessa hänelle kerrotaan asiasta.

Ilmoituksessa mainitun henkilön suojelu ja hänen tiedonsaantioikeutensa

Ilmoituksessa kerättyä tietoa käsitellään luottamuksellisesti, sovellettavien tietosuoja- ja muiden säännösten mukaisesti. Tietosuojalainsäädäntö määrittelee ilmoituksissa mainittujen henkilöiden oikeudet. Heillä on oikeus saada käyttöönsä itseään koskevat tiedot ja vaatia niihin muutoksia, jos tiedot ovat vääriä, puutteellisia tai vanhentuneita. Turvaamistoimet, joilla estetään todistusaineiston tuhoaminen tai muu ilmoituksen käsittely tai tutkinta ovat kuitenkin ensisijaisia näihin oikeuksiin nähden. Ennen whistleblowing-ilmoitusjärjestelmän käyttöönottoa on käyty läpi asianmukaiset yhteistoimintamenettelyt henkilöstön kanssa. Lisäksi on tehty tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen vaikutustenarviointi.

Tiedon säilyttäminen

Kaikki annetut ilmoitukset hävitetään, kun niitä ei enää tarvita tutkinnassa tai toimenpiteitä varten. Useimmissa tapauksissa ne hävitetään kahden kuukauden (60 päivän) kuluessa tutkinnan loppuunsaattamisesta. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tutkimusasiakirjat anonymisoidaan siten, että niistä poistetaan nimet ja osoitteet sekä kaikki muut tiedot, jotka suoraan tai yhdessä muun tiedon kanssa voivat välillisesti paljastaa ilmoituksen tekijän tai ilmoitetun henkilön.

Kaikki tiedot poistetaan viimeistään viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumista, jollei tiedon säilyttäminen ole välttämätöntä tässä tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tulosten raportointi

Tutkimuksen tuloksista raportoidaan Kojamon tarkastusvaliokunnalle ja hallitukselle.

Whistleblowing-kanavaan saatujen ilmoitusten määrä raportoidaan osana yhtiön vuosikertomusta.

Ilmoituksen lähettäminen

Päivitetty 6.3.2024