Toimintaperiaatteet toimittajille

Vastuullinen ja lainmukainen toiminta

Kojamo-konserni (jäljempänä ”Kojamo”) on sitoutunut toimimaan ja harjoittamaan liiketoimintaansa vastuullisesti ja läpinäkyvästi sekä tarkasti voimassa olevia lakeja ja muita säännöksiä noudattaen. Yhteistyökumppaneidemme koko hankintaketjussa tulee noudattaa samaa vastuullisuutta sekä kumppanin omaan toimintaan koskevia lakeja, viranomaismääräyksiä ja soveltuvia kansallisia ja kansainvälisiä sopimuksia.

Nämä Kojamon toimintaperiaatteet ovat yhtiön yhteistyökumppaneita varten laaditut ohjeet toimintatavoista, joiden mukaisesti kaikkien hankintaketjussamme olevien yhteistyökumppaniemme tulee toimia. Toimintaperiaatteet koskevat kaikkia Kojamon hankintoja. Kumppanimme tulee vastata omien alihankkijoidensa eettisistä menettelytavoista ja vastuullisesta sekä lainmukaisesta toiminnasta näiden toimintaperiaatteiden mukaisesti.

Eturistiriidat

Kojamon ja sen yhteistyökumppanien tulee välttää sellaista toimintaa, jossa oma ja Kojamon etu ovat ristiriidassa. Yhteistyökumppanin ja Kojamon liiketoiminnat eivät saa olla kokonaisuutena arvioiden merkittävässä riippuvuussuhteessa toisistaan. Hankintojen tilaaminen yrityksiltä, joihin hankintaa tai kilpailutusta koskevaan neuvotteluun tai päätöksentekoprosessiin osallistuvalla Kojamon työntekijällä on lähipiiri-, omistus-, sukulaisuus- tai läheinen ystävyyssuhde on lähtökohtaisesti kielletty. Mikäli edellä kuvatussa suhteessa oleva työntekijä ei ole osallistunut kyseistä hankintaa tai sen kilpailutusta koskevaan neuvotteluun eikä päätöksentekoprosessiin, on hankinta em. yrityksiltä sallittu.

Harmaan talouden torjunta

Kojamon käyttämät harmaan talouden torjuntamallit ylittävät monelta osin lain vaatimukset. Kojamon kanssa liikesuhteessa ja hankintaketjussa olevien kumppanien tulee sitoutua tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (tilaajavastuulaki) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisiin säännöksiin. Yhteistyökumppanimme tulee noudattaa kaikkia verotusta ja rahanpesua koskevia lakeja sekä määräyksiä ja kaikkia sovellettavia talous- ja kauppapakotteita.

Kumppanimme tulee olla liittyneenä Vastuu Group Oy:n Luotettava kumppani – palveluun ja tähän liittyvän raportoinnin tulee olla kunnossa koko sopimuksen voimassaolon ajan. Valvomme kaikkien hankintaverkostoomme kuuluvien yritysten tilaajavastuulain edellyttämiä tietoja.

Vastuu henkilöstöstä

Yhteistyökumppanimme tulee noudattaa kaikessa toiminnassaan voimassa olevaa työlainsäädäntöä ja työehtosopimusta sekä työterveyttä ja -turvallisuutta koskevia säädöksiä ja sitoutua näiden edistämiseen. Niin ikään yhteistyökumppanimme tulee noudattaa Yhdistyneiden kansakuntien (YK) ihmisoikeuksien julkistuksessa määriteltyjä ihmisoikeuksia sekä Kansainvälisen työjärjestön (ILO) perussopimuksessa määriteltyjen kansainvälisten työelämän normien työntekijöiden oikeuksia.

Yhteistyökumppaneidemme tulee kunnioittaa työntekijöiden oikeuksia. Yhteistyökumppaneidemme tulee sitoutua työyhteisössä henkilöstön tasa-arvoisen kohteluun sukupuolestaan, iästään, syntyperästään, kielestään, poliittisesta ja uskonnollisesta vakaumuksesta tai mistään muustakaan syystä riippumatta. Emme salli yhteistyökumppanimme toiminnassa syrjintää, häirintää, kiusaamista tai uhkailua missään muodossa. Emme hyväksy laittoman työvoiman, pakkotyövoiman eikä lapsityövoiman käyttöä hankintaketjussamme. Mikäli yhteistyökumppanimme oman hankintaketjun toimintamaissa ei ole olemassa lapsityövoiman käytön kieltävää kansallista lainsäädäntöä, kumppanimme tulee säännöllisin menettelyin varmistaa, ettei hankintaketju työllistä alle 15-vuotiaita.

Yhteistyökumppaniemme tulee taata henkilöstölleen turvalliset ja terveelliset työolosuhteet kaikkien sen toimintaan sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti.

Kumppanimme tulee varmistaa henkilöstönsä moitteettomuus sekä mahdollistaa henkilöstönsä vapaus järjestäytyä ammatillisesti.

Lahjonta ja korruptio

Yhteistyökumppanimme ei saa tarjota, antaa tai hyväksyä lahjusta. Lahjonta ja korruptio on kielletty Kojamo konsernin hankintaketjussa sen kaikissa mahdollisissa muodoissaan.

Yhteistyökumppanimme ei saa tarjota Kojamon edustajalle tai viranomaistahojen edustajille mitään sopimatonta taloudellista etuisuutta liiketoiminnan edistämiseksi tai muun edun ajamiseksi, joiden voidaan katsoa tähtäävän päätöksentekoon vaikuttamiseen tai etuoikeutettuun kohteluun tai jotka muutoin voivat vaikuttaa sopimattomilta. Yhteistyökumppanimme tai potentiaalinen yhteistyökumppanimme ei saa antaa minkäänlaista lahjaa tai etuisuutta Kojamon edustajalle sopimusneuvottelujen yhteydessä.

Vastuu ympäristöstä

Yhteistyökumppaneidemme tulee toimia kaikessa toiminnassaan kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti

Yhteistyökumppanillamme tulee olla toimiva ympäristöjärjestelmä, ympäristöohjelma tai vastaava, jossa määritellään yleiset toimintaperiaatteet toiminnan ympäristövastuun edistämiselle ja ympäristövaikutusten vähentämiselle. Yhteistyökumppaneidemme tulee noudattaa ympäristölainsäädännön, asetusten ja lupien määräyksiä. Kumppanimme tulee toiminnassaan pyrkiä vähentämään ympäristöpäästöjään, käyttämään ympäristöystävällisiä tuotteita sekä tehostamaan energian ja resurssien käyttöä. Yhteistyökumppanimme saa luovuttaa jätettä vain sellaisille tahoille, joilla on lupa vastaanottaa sitä.

Omaisuuden ja tiedon suojaaminen

Luottamuksellista tietoa ja henkilötietoja käsiteltäessä yhteistyökumppaneidemme tulee aina toimia erityisen vastuullisesti ja luotettavasti ja niihin soveltuvien lakien, tietoturva- ja tietosuojakäytänteiden sekä mahdollisten Kojamon tarkempien ohjeiden mukaisesti.

Kojamon omaisuus, mukaan lukien aineeton pääoma, resurssit, tilat, rakennukset ja laitteet on tarkoitettu vain Kojamon liiketoiminnan käyttöön ja tarkoituksiin. Kojamon omaisuutta ja resursseja ei saa käyttää laittomiin tai epäeettisiin tarkoituksiin. Sama koskee myös kaikkea yhteistyökumppaneidemme omaisuutta, joka on luovutettu Kojamon haltuun.

Kaikki Kojamoa koskeva tai yhteistyöhön liittyvä viestintä tapahtuu ainoastaan Kojamon suostumuksella ja yhtiön kanssa yhteistyössä.

Seuranta ja raportointi

Seuraamme kumppaniemme laatua ja suorituskykyä tarkoituksenmukaisella tavalla. Yhteistyökumppaneillamme tulee olla hyvät ja luotettavat toimintatavat sekä heidän tulee kyetä hyvään toimitusvarmuuteen. Varmistamme toimittajiemme toimitusvarmuuden ja -laadun säännöllisellä seurannalla, yhteistyöllä sekä kumppaneille asetetuilla tavoitemittareilla.

Kumppanin tulee tarvittaessa raportoida Kojamolle näiden toimintaperiaatteiden mukaisesta toiminnastaan sekä vastuullisuuden tunnusluvuistaan, mikäli nämä ovat Kojamon vastuullisuusraportoinnin kannalta olennaisia tietoja.

Toimittajien toimintaperiaatteiden mukainen toiminta, sekä muita mahdollisia ajankohtaisia vastuullisuusasioita käsitellään yhdessä sovituin väliajoin osana Kojamon ja kumppanin välisiä vuosittaisia yhteistyökokouksia.

Kojamolla on myös oikeus osana vuotuista auditointisuunnitelmansa auditoida vastuulliseen liiketoimintaan liittyviä asioita.

Toimittajien toimintaperiaatteiden vastainen toiminta

Kaikkien yhteistyökumppaniemme tulee toimia näiden toimintaperiaatteiden mukaisesti.

Mikäli havaitsemme kumppanimme toimivan näiden toimintaperiaatteiden vastaisesti, lopetamme yhteistyön kumppanin kanssa välittömin vaikutuksin. Rikkomuksista voi seurata myös yksityisoikeudellisia tai rikosoikeudellisia seuraamuksia.

Mahdollisista havainnoista toimintaperiaatteiden vastaisesta toiminnasta tulee ilmoittaa aina viipymättä Kojamon yhteyshenkilölle. Kojamossa on käytössä whistleblowing -ilmoitusjärjestelmä, jonka kautta havaintoja näiden toimintaperiaatteiden vastaisesta toiminnasta on mahdollisuus ilmoittaa nimettömänä. Ilmoittajalle ei koidu kielteisiä seuraamuksia, jos hän ilmoittaa mahdollisista rikkomuksista vilpittömässä mielessä. Raportoidut tapaukset käsitellään mahdollisimman nopeasti, ehdottoman luottamuksellisesti ja puolueettomasti.

Kojamon hallitus on hyväksynyt toimintaperiaatteet toimittajille 4.11.2020.

Päivitetty 4.12.2020