Tietosuojaseloste, työhakemukset

Päivitetty 5.6.2018

1. Rekisterinpitäjä

Kojamo Oyj (y-tunnus 0116336-2)
omasta ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden puolesta (jäljempänä Kojamo)
Mannerheimintie 168a
00300 Helsinki
Puh. 020 508 310

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Kojamo-konsernin tietosuojavastaava
Mannerheimintie 168a
00300 Helsinki
tietosuoja@kojamo.fi

Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä yllä olevaan [henkilöön / osoitteeseen] kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa.

3. Rekisterin nimi

Rekrytointi- ja työhakemusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseen ja käsittelyyn, työnhakijoiden valintaan ja rekrytointiprosessin vaatimien tarpeiden täyttämiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu Kojamon oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla Kojamon ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on myös tarpeen Kojamon ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen toimeen panemiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

nimi
syntymäaika
osoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
peruskoulutus- ja tutkinnot suoritusajankohtineen
muu suoritettu koulutus
sovellusten ja ohjelmien käyttötaidot
erityisosaaminen
kielitaito
nykyinen tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
tärkeimmät aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
suosittelijat
muut työnhakijan Kojamolle luovuttamat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään internetin kautta toimitettavan työhakemuslomakkeen kautta, tai paperisesta työhakemuslomakkeesta liitteineen. Henkilötietoja voidaan myös kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Kojamo-konsernin ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Kojamon puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, tai mikäli oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellyttää henkilötietojen luovuttamista. Henkilötietoja voidaan myös siirtää Kojamon palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Kojamon lukuun salassapitovelvollisuuden ja lainsäädännön edellyttämän sitovan tietosuojasopimuksen mukaisesti.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin henkilötietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia sopivien tai asianmukaisten suojatoimien toteuttamisesta esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin aikana ja niitä säilytetään sen päättymisen jälkeen 2 vuoden ajan. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esim. tulevia rekrytointiprosesseja varten. Mikäli Kojamo ja hakija tekevät työsopimuksen, henkilötiedot siirretään Kojamon henkilöstörekisteriin.

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen Kojamon lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi.

9. Rekisterin suojaus

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, jonne on pääsy vain nimetyillä, salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla henkilöillä.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot säilytetään keskitetysti lukitussa ja valvotussa konesalissa, joka on palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattu. Tietoihin on pääsy vain nimetyillä, salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla henkilöillä, joilta edellytetään järjestelmään kirjautumisessa yksilöllistä käyttäjätunnusta ja salasanaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada Kojamolta vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröityä koskevia henkilötietoja ja tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tulee lähettää Kojamolle kohdan 2 mukaisesti ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti Kojamon luona. Tarkastuspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastuspyynnön käyttäminen ja jäljennöksen toimittaminen ovat lähtökohtaisesti maksuttomia, mutta Kojamo voi periä näiden toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, mikäli rekisteröity pyytää toistuvasti jäljennöksiä tai pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.

Oikeus vaatia henkilötietojen oikaisemista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista

Kojamo oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä (ottamalla yhteyttä Kojamoon kohdan 2 mukaisesti). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Kojamoa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Kojamon vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tapauksissa

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn perustuen vastustaa sellaista Kojamon suorittamaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Kojamon oikeutettuun etuun. Rekisteröidyn tulee tässä tapauksessa ottaa yhteyttä Kojamoon kohdan 2 mukaisesti ja eritellä ne perusteet, joiden nojalla hän vastustaa käsittelyä. Kojamo voi evätä vastustamista koskevan pyynnön laissa säädetyin perustein.

Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Kojamolle kohdan 2 mukaisesti.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään Kojamon ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista).

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Kojamo ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.