Yksityisyys ja tietosuoja

Kojamolle kertyy henkilötietoja useista eri lähteistä, henkilö- ja yritysasiakkaista, yhteistyökumppaneista, sidosryhmistä ja toimittajista, henkilökunnasta ja työnhakijoista. Verkossa evästeiden ja muun verkkoanalytiikan avulla voidaan kerätä tietoja sivustolla kävijöistä. Henkilötiedot myös muuttuvat ja lisääntyvät esimerkiksi asiakassuhteen aikana tai kun olemassa olevaa tietoa hyödynnetään ja jalostetaan esimerkiksi palvelujen räätälöimiseksi. Lisäksi varmistamme tietojen ajantasaisuuden ja oikeellisuuden päivittämällä tietoja viranomaislähteistä ja tarkistamalla luottotietoja luottotietorekistereistä.

Korkean tietoturvan ja tietosuojan tason turvaaminen on ensiarvoisen tärkeää kaikessa toiminnassa.

Korkean tietoturvan ja tietosuojan tason turvaaminen on ensiarvoisen tärkeää kaikessa toiminnassa. Uusien tuotteiden, palvelujen ja järjestelmien riskit arvioidaan ennen niiden käyttöönottoa. Henkilötietoja käsitellään huolellisesti, lainsäädännön velvoitteiden mukaisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen. Kojamossa on myös varauduttu poikkeustilanteisiin kuten mahdollisiin tietoturvaloukkauksiin. Toimiva tietosuoja ei ole tärkeää pelkästään lainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi vaan yhtä lailla luotettavan maineen ja hyvän asiakaskokemuksen ylläpitämiseksi. Kojamo noudattaa toiminnassaan tietosuoja-asetuksen määräyksiä.

Tietosuoja on koko organisaatiomme asia

Digitalisaation myötä paras asiakasymmärrys syntyy tiedosta. Samalla ehdoton velvollisuutemme on huolehtia asiakkaan tietojen laadusta, asianmukaisesta ja vastuullisesta käsittelystä, tietosuojasta. Kojamolla tietosuojan vastuullinen hoitaminen onkin keskeinen osa toimintaamme ja arvojamme.  

Vuosittain ajan tasalla pidettävät tietosuojastrategia ja tietosuojapolitiikka ohjaavat ylätasolla toimintatapojamme ja varmistavat, että henkilötietojen käsittely tapahtuu aina lainsäädännön mukaisesti ja eettisesti. Henkilöstömme tueksi olemme luoneet laajan valikoiman tietosuojaohjeita sekä säännöllisiä käytäntöön painottuvia koulutuksia, jotka varmistavat, että jokainen työntekijä ymmärtää tietosuojavelvoitteensa ja osaa soveltaa niitä myös käytännössä. Tämä on erityisen tärkeää, sillä avainroolissa henkilötietojen käsittelyn luottamuksellisuuden toteuttamisessa ovat kaikki kojamolaiset, jotka käsittelevät henkilötietoja työssään. 

Tietosuojatyötä ohjaa ja valvoo organisaatiossamme tietosuojavastaava. Tämän lisäksi Kojamolla on nimetty tietosuojan vastuuhenkilö, joka vastaa mm siitä, että tietosuojatyö on kokonaisuudessaan riittävästi resursoitu ja päätetyt tehtävät toteutetaan liiketoiminnoissa tehokkaasti. Edelleen kokonaisvaltaisen tietosuojan hallinnan varmistamiseksi Kojamolla on toiminut jo pitkään tietosuojan ja -turvan ohjausryhmä, joka käsittelee laajempia yritystason strategisia kysymyksiä ja jossa seurataan ja varmistetaan, että tietosuojakäytännöt ja –prosessit vastaavat toiminnan vaatimuksia. Eri toimintojen tueksi Kojamolla toimii myös operatiivisia tietosuojaryhmiä, joissa käsitellään säännöllisesti kyseisten liiketoimintojen käytännön tietosuoja-asioita. Eri ryhmät ja vastuutahot toimivat tiiviisti yhdessä varmistaen asioiden tehokkaan käsittelyn. 

Näiden rakenteiden ja toimenpiteiden avulla pyrimme varmistamaan, että käsittelemme asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme tietoja niiden edellyttämällä huolella ja että tietosuoja on aidosti kiinteä osa vastuullista toimintaamme.

Päivitetty 14.1.2025