Whistleblowing

Whistleblowing- ilmoitusmenettelyä koskevat ohjeet yhteistyökumppaneille

Johdanto

Kojamo Oyj (jatkossa Kojamo) haluaa toimia avoimesti ja vastuullisesti. Kojamon ilmoitusmenettelyn (Whistleblowing) tarkoituksena on varmistaa, että hallinto- ja ohjausjärjestelmämme toimii ja se antaa mahdollisuuden ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä – kaikesta, mikä ei noudata organisaation arvoja, liiketoimintaperiaatteita ja käytäntöjä.

Whistleblowing-ilmoitusmenettely on Kojamon työntekijöiden ja sidosryhmien käytössä oleva ennakkovaroitusjärjestelmä, jolla pyritään pienentämään yhtiöön kohdistuvia riskejä. Se on tärkeä työkalu, jolla edistetään liiketoimintaperiaatteiden noudattamista ja säilytetään asiakkaiden ja muiden sidosryhmien luottamus Kojamoon.

Kaikilta Kojamon työntekijöiltä, kumppaneilta ja sidosryhmiltä edellytetään, että he noudattavat jokapäiväisessä työssään Kojamon arvoja, liiketoimintaperiaatteita, käytäntöjä, sääntöjä ja yritystä koskevaa lainsäädäntöä.

Näissä ohjeissa kuvataan, kuinka Kojamon yhteistyökumppanit voivat ilmaista huolensa tai epäilynsä jostakin, mikä ei noudata arvojamme ja ohjeistuksiamme, ja millä voi olla vakavia seurauksia organisaatiollemme tai yksittäiselle henkilölle. Ilmoitukset voivat koskea esimerkiksi taloudellisia tai hallinnollisia rikkomuksia, finanssimarkkinoita koskevien säännösten ja määräysten rikkomista tai rikkomisen epäilyjä (sisäpiirikauppa, markkinoiden manipulointi sekä sisäpiirikaupan ja markkinoiden manipuloinnin yritykset) sekä hyvään hallintotapaan ja liiketoimintaperiaatteisiin kohdistuvia väärinkäytöksiä tai väärinkäytösten epäilyjä.

Ilmoituksen tekijän on huomioitava, että tietosuojalain mukaan ainoastaan rikoksiin liittyviä henkilötietoja voidaan raportoida ja käsitellä.

Milloin ilmoitusmenettelyyn voi turvautua?

Ilmoituksen tekijän ei tarvitse esittää varmoja todisteita epäilystensä tueksi, mutta hänen on oltava vakuuttunut niiden todenperäisyydestä ja toimittava vilpittömin mielin. Syytöksiä ei pidä esittää vahingoittamistarkoituksessa tai jos tietää ne perättömiksi.

Kuinka voi esittää epäilyksensä?

Yhteistyökumppanit voivat ilmoittaa epäilyistään käyttäen Kojamon Whistleblowing-ilmoituskanavaa.

Whistleblowing-ilmoituskanavan käyttäjää pyydetään tiedottamaan epäilyistään omalla nimellä. Halutessaan ilmoituksen epäilyistään voi kuitenkin jättää myös nimettömänä.

Tutkinta

Tutkinta ja vastuut

Kaikki ilmoitukset käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti Kojamon lakiasiainyksikön vastuutettujen henkilöiden toimesta. Tutkintaan voi tarvittaessa ja tiukan luottamuksellisesti osallistua myös henkilöitä, joilla katsotaan olevan tarvittavaa tietoa ja asiantuntemusta. Tutkintaan liittyviä ilmoituksia ja tietoja saavat käyttää ainoastaan tutkintaa suorittavat henkilöt ja niitä saa luovuttaa ainoastaan osapuolille, jotka ehdottomasti tarvitsevat niitä tutkinnan suorittamiseksi.

Epäilyksiä koskeviin ilmoituksiin sovelletaan seuraavia periaatteita:

  • Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.
  • Henkilöt, joita epäilykset koskevat tai joihin ne liittyvät eivät saa tutkia ilmoituksia.
  • Kukaan tutkintaan osallistuvista ei pyri selvittämään ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä millään tavoin.

Ilmoituksen tekijän suojelu

Ilmoituksen tekijän henkilöllisyys pidetään salassa koko prosessin ajan eikä sitä missään tapauksessa saa paljastaa ilmoituksessa nimetylle henkilölle tai muille ulkopuolisille.

Jos asiassa epäillään rikosta, on varauduttava siihen, että ilmoituksen tekijän henkilöllisyys on ehkä paljastettava oikeuskäsittelyn aikana. Tässä tapauksessa hänelle myös kerrotaan asiasta.

Ilmoituksessa mainitun henkilön suojelu ja hänen tiedonsaantioikeutensa

Ilmoituksessa kerättyä tietoa käsitellään luottamuksellisesti, sovellettavien tietosuoja- ja muiden säännösten mukaisesti. Tietosuojalainsäädäntö määrittelee ilmoituksissa mainittujen henkilöiden oikeudet. Heillä on oikeus saada käyttöönsä itseään koskevat tiedot ja vaatia niihin muutoksia, jos tiedot ovat vääriä, puutteellisia tai vanhentuneita. Turvaamistoimet, joilla estetään todistusaineiston tuhoaminen tai muu ilmoituksen käsittely tai tutkinta ovat kuitenkin ensisijaisia näihin oikeuksiin nähden. Ennen whistleblowing-ilmoitusjärjestelmän käyttöönottoa on käyty läpi asianmukaiset yhteistoimintamenettelyt henkilöstön kanssa. Lisäksi on tehty tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen vaikutustenarviointi.

Tulosten raportointi

Tutkimuksen tuloksista raportoidaan Kojamon tarkastusvaliokunnalle ja hallitukselle.

Whistleblowing-kanavaan saatujen ilmoitusten määrä raportoidaan osana yhtiön vuosikertomusta.

Tiedon hävittäminen

Kaikki annetut ilmoitukset hävitetään, kun niitä ei enää tarvita tutkinnassa tai toimenpiteitä varten. Useimmissa tapauksissa ne hävitetään kahden kuukauden (60 päivän) kuluessa tutkinnan loppuunsaattamisesta. Tutkimusasiakirjat anonymisoidaan siten, että niistä poistetaan nimet ja osoitteet sekä kaikki muut tiedot, jotka suoraan tai yhdessä muun tiedon kanssa voivat välillisesti paljastaa ilmoituksen tekijän tai ilmoitetun henkilön.

Ilmoituksen lähettäminen

Päivitetty 25.11.2020