Kojamo-konsernin hankintaperiaatteet

Hankintatoimi ja sen tavoitteet

Hankintatoimen tavoitteena ovat mahdollisimman tarkoituksenmukaiset ja kustannustehokkaat hankinnat. Hankintatoiminnassa otetaan huomioon markkinoiden jatkuva muuttuminen ja kehittyminen muun muassa teknisten ominaisuuksien, palvelun laadun ja hinnan osalta. Toimittajaa valittaessa kiinnitetään huomiota siihen, miten hyvin kokonaisratkaisu palvelee Kojamo-konsernin tarpeita.

Kojamo-konsernin hankintatoiminta on suunnitelmallista ja jatkuvaa toimintaa tavaran- ja palveluntoimittajien kartoituksen sekä valinnan osalta. Hankinta-toiminnalla tarkoitetaan yhtiölle ostettavien tavaroiden ja palveluiden sekä aineettomien oikeuksien ostamista. Kojamo-konsernin hankinnat hoidetaan yksikkö- tai osastotasolla sovitun vastuunjaon mukaisesti. Hankintatoimi perustuu turvalliseen, kestävään, luotettavaan ja kustannustehokkaaseen hankintaan tuotteiden ja palveluiden koko elinkaari ja prosessit huomioiden.

Hankinnoissa noudatetaan kestävän kehityksen periaatteita, jotka ohjaavat säästämään raaka-aineita, energiaa ja luontoa. Noudatamme hyvää liiketoimintatapaa ja toimimme Kojamo-konsernin eettisten periaatteiden mukaisesti kaikkien toimittajiemme ja alihankkijoidemme kanssa.

Valtuudet

Henkilöiden valtuudet hankkia tuotteita tai palveluja perustuvat Kojamo-konsernin päätöksentekovaltuuksiin. Hankintatoimelle asetettujen tavoitteiden varmistamiseksi hankinnat tehdään yksikkö- tai osastotasolla hankinta-ohjeiden mukaisesti.

Vastuullisuus

Noudatamme kaikessa toiminnassamme meitä koskevaa kansallista lainsäädäntöä ja viranomaismääräyksiä sekä kansallisia ja kansainvälisiä sopimuksia ja odotamme toimittajiltamme samaa. Hankintaperiaatteet ja -ohjeet perustuvat Kojamo-konsernin liiketoimintaperiaatteisiin, hyvään hallinnointitapaan sekä yleisiin lahjonnan vastaisiin periaatteisiin kts. esim. www.kauppakamari.fi. Hankintaprosessissa mukana olevat Kojamo-konsernin edustajat eivät osallistu tarjoajien järjestämiin tapahtumiin ennen hankintapäätöksen tekoa.

Kojamo-konserni on sitoutunut noudattamaan RAKLI ry:n ohjeistusta koskien talousrikollisuuden torjuntaa ja työturvallisuutta. Kojamo-konserni kohtelee kumppaneitaan tasapuolisesti ja suosii eettisesti kestävää kilpailua. Toimittajan liiketoiminta ei saa olla liian riippuvainen konsernin hankinnoista eikä yksittäisen yrityksen toiminnasta.  Töiden tilaaminen yrityksiltä, joihin työntekijällä on lähipiiri-, omistus-, sukulaisuus- tai läheinen ystävyyssuhde on lähtökohtaisesti kielletty.

Laatuvaatimukset

Seuraamme toimittajien laatua ja suorituskykyä tarkoituksenmukaisella tavalla. Edellytämme toimittajiltamme hyviä ja luotettavia toimintatapoja ja hyvää toimitusvarmuutta. Varmistamme toimittajiemme toimitusvarmuuden ja -laadun säännöllisellä seurannalla, yhteistyöllä sekä toimittajalle asetetuilla tavoitemittareilla.

Sosiaaliset vaatimukset

Edellytämme toimittajiltamme kansallisen työlainsäädännön, ILO:n sopimusten sekä toimialan paikallisten työehtosopimusten noudattamista sen mukaan, mitkä säännökset parhaiten turvaavat työntekijäin oikeudet. Toimittajiemme tulee taata työntekijöilleen terveelliset ja turvalliset työolot.

Hankintaprosessi ja valintaperusteet

Kojamo-konsernin hankinnat tehdään hyvän tavan mukaisin markkinaehdoin ja pääsääntöisesti hankinnat kilpailutetaan. Kilpailutuksen järjestäminen ja sen laajuus päätetään hankinnan merkittävyyden perusteella. Hankinnat perustuvat tarjouspyyntöjen perusteella saatuihin tarjouksiin. Sopimusprosessissa hyödynnetään juridista asiantuntemusta.

Valintakriteereinä ovat muun muassa yrityksen ammattitaito, luotettavuus, vastuullisuus, resurssit ja toimituksen kilpailukykyinen hinta.

Rikkomukset

Mikäli havaitsemme toimittajamme toimivan näiden periaatteiden vastaisesti, lopetamme yhteistyön toimittajan kanssa.

Hankintaperiaatteita täydentävät hankintaohjeet

Hankintaperiaatteiden pohjalta on laadittu konsernitasoiset hankintaohjeet, jotka tarkentavat hankintamenettelyn tarjous- ja sopimusprosessia, ja jotka koskevat kaikkia hankintoja. Eräiden hankintojen osalta on laadittu lisäksi erilliset yksityiskohtaiset hankintaohjeet (esim. kiinteistörakennuttaminen).

Soveltaminen

Näitä hankintaperiaatteita sovelletaan kaikkiin Kojamo-konsernin hankintoihin, myös Kojamon toimeksiannosta tapahtuviin muiden tekemiin hankintoihin.

Periaatteiden hyväksyminen

Kojamo-konsernin hankintaperiaatteet omistaa kiinteistökehitysjohtaja ja niiden sisällön hyväksyy johtoryhmä.