Rekisteriseloste, johdon liiketoimet

Päivitetty 25.5.2018

  1. Rekisterin pitäjä

Kojamo Oyj, (0116336-2), Mannerheimintie 168a, 00130 Helsinki (jäljempänä Kojamo)

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Kojamo-konsernin tietosuojavastaava

Mannerheimintie 168a
00130 Helsinki
tietosuoja@kojamo.fi

Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä yllä olevaan [henkilöön / osoitteeseen] kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa.

  1. Rekisterin nimi

Kojamo-konsernin luettelo markkinoiden väärinkäytöstä annetussa asetuksessa (MAR; EU 596/2014) tarkoitetuista johtohenkilöistä ja heidän lähipiiristään sekä liiketoimistaan

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on markkinoiden väärinkäytöstä annetun asetuksen (MAR; EU 596/2014) 19 artiklan mukaisen johtohenkilöiden ja heidän lähipiirinsä liiketoimia koskevan sääntelyn, sekä muita Kojamoa sitovien lakien, sääntöjen, määräysten ja ohjeiden noudattaminen.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Kojamon lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

  • kansallisuus
  • etu- ja sukunimi
  • kansallinen henkilötunnus ja syntymäaika
  • kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumerot
  • työnantajan nimi ja osoite
  • luetteloon merkityn valtuuttaman tai yhteyshenkilön etunimi, sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • johtohenkilön asema organisaatiossa
  • lähipiiriin kuulumisen peruste
  • johtohenkilö-/lähipiiristatuksen alkamis- ja päättymisajankohta (päivä ja aika)
  • vastaanotetut ilmoitukset liiketoimista
  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään johtohenkilöiltä ja heidän lähipiiriinsä kuuluvilta henkilöiltä sekä heidän mahdollisesti valtuuttamiltaan tahoilta ja yhteyshenkilöiltä sekä julkisista tietolähteistä (esim. kaupparekisteri, YTJ).

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, tai mikäli oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellyttää henkilötietojen luovuttamista. Tietoja voidaan esimerkiksi luovuttaa MAR-asetuksessa ja sen nojalla annetuissa säännöissä nimetyille tahoille, kuten Finanssivalvonta, ESMA ja Poliisi.

Henkilötietoja voidaan myös siirtää Euroclear Finland Oy:lle, joka käsittelee henkilötietoja Kojamon lukuun salassapitovelvollisuuden ja lainsäädännön edellyttämän sitovan tietosuojasopimuksen mukaisesti.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tämä on tarpeen Kojamon lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi. Säilytysaika on pääsääntöisesti viisi vuotta henkilötietojen rekisteröinnistä tai niiden viimeisimmästä päivityksestä.

  1. Rekisterin suojaaminen

Rekisteriä koskeva manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain rajatuilla henkilöillä.

Sähköisesti käsiteltäviä rekisterin sisältämiä tietoja säilytetään Euroclear Finland Oy:n ylläpitämässä järjestelmässä siten, että rekisteritietoihin on pääsy vain rajatuilla henkilöillä.

Ainoastaan yksilöidyillä Kojamon ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin Kojamon myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada Kojamolta vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröityä koskevia henkilötietoja ja tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tulee lähettää Kojamolle kohdan 2 mukaisesti ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti Kojamon luona. Tarkastuspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastuspyynnön käyttäminen ja jäljennöksen toimittaminen ovat lähtökohtaisesti maksuttomia, mutta Kojamo voi periä näiden toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, mikäli rekisteröity pyytää toistuvasti jäljennöksiä tai pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.

Oikeus vaatia henkilötietojen oikaisemista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista

Kojamo oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä (ottamalla yhteyttä Kojamoon kohdan 2 mukaisesti). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Kojamoa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Kojamon vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Kojamo ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.